엑셀 조건부 서식 기능 소개 및 사용 방법

엑셀에서 데이터 작업에 효율이 좋은 조건부 서식 기능에 대해서 간단하게 알아보겠습니다.

 

1. 엑셀 조건부 서식 소개

조건부 서식이란?

조건부 서식은 엑셀에서 셀에 적용할 수 있는 서식 중 하나로, 조건에 따라 서식을 자동으로 적용해 주는 기능입니다. 예를 들어, 특정 조건을 만족하는 값은 글씨 색상을 빨간색으로, 아니면 파란색으로 표시하는 등의 서식을 적용할 수 있습니다. 이를 통해 데이터를 더 쉽게 확인하고 분석할 수 있습니다.

 

조건부 서식의 필요성

조건부 서식은 데이터를 시각적으로 강조하여 보여주는데 있어서 매우 유용한 기능입니다. 예를 들어, 엑셀 파일에는 수많은 데이터가 들어갈 수 있으며, 이 데이터들 중에서 특정 조건을 만족하는 값들만 따로 강조해야 할 때가 있습니다. 이때 조건부 서식을 사용하면 쉽고 빠르게 이러한 조건에 맞는 데이터를 강조할 수 있습니다. 이러한 필요성은 데이터의 분석 및 시각화 작업에서 매우 중요합니다. 조건부 서식을 사용하여 데이터를 적절하게 강조하면 데이터의 의미를 보다 쉽게 파악할 수 있기 때문입니다.

 

2. 엑셀 조건부 서식의 종류

조건부 서식 사진

 

기본 조건부 서식

엑셀의 기본 조건부 서식은 조건에 따라 셀의 서식을 변경해줄 수 있는 가장 기본적인 서식 설정 기능입니다. 이 서식을 사용하면 특정 조건이 충족되었을 때, 셀의 배경색, 글꼴, 테두리 등의 서식을 바꿀 수 있습니다.

 

기본 조건부 서식은 크게 2가지 종류로 나눌 수 있습니다.

 

셀 강조 규칙 조건부 서식 : 텍스트 및 숫자 등 특정 값을 기준으로 동일하거나 크거나 작은 값을 규칙으로 지정합니다. 특정 값을 정확하게 분류하고 도출할 때 사용할 수 있습니다.

 

상위/하위 규칙 조건부 서식 : 특정 값을 기준으로 상위, 하위 데이터를 분석하여 규칙을 지정합니다. 정확하게 비교하는 것보다 표준분포에 따라 가장 많거나 작은 값을 시각적으로 보기 위해 사용할 수 있습니다.

 

이러한 기본 조건부 서식을 사용하여 간단한 서식 조건을 만들 수 있으며, 사용자 정의 조건부 서식과 함께 조합하여 보다 복잡한 서식 조건을 만들 수 있습니다.

 

색조 조건부 서식

색상 스케일 조건부 서식은 값을 범위에 따라 서식을 다르게 표시하는 기능입니다. 예를 들어, 값이 작으면 빨간색으로, 값이 크면 초록색으로 표시하는 것과 같은 방식으로 값을 색으로 나타냅니다.

 

아이콘 집합 조건부 서식

아이콘 집합 조건부 서식은 특정 범위의 데이터에 대해 특정한 아이콘을 적용하는 서식입니다. 이 서식을 사용하면 데이터의 상대적인 크기나 중요도를 빠르게 파악할 수 있고 시각적으로 데이터를 빠르게 이해하고, 필요한 대응을 취할 수 있습니다.

 

데이터 막대 조건부 서식

데이터 막대 조건부 서식은 데이터의 크기에 따라 셀 내에서 막대 그래프를 생성하여 시각적으로 표현하는 조건부 서식입니다. 이 조건부 서식을 사용하면 특정 범위 내에서의 최솟값과 최댓값을 자동으로 계산하여 색상으로 표현하고, 막대그래프로도 표현할 수 있습니다.

데이터 막대 조건부 서식을 사용하려면, 셀 범위를 선택한 후 "조건부 서식" > "데이터 막대" 순으로 선택하면 됩니다. 그러면 "데이터 막대 규칙 편집" 대화상자가 나타나며, 여기서 "막대의 최소값", "막대의 최댓값" 등의 옵션을 선택하여 막대의 색상, 길이, 방향 등을 설정할 수 있습니다. 이러한 설정을 통해 데이터의 패턴을 빠르게 파악하고, 특정 조건에 따라 서식을 적용하여 작업을 효율적으로 수행할 수 있습니다.

 

그 외의 조건부 서식

그 외의 조건부 서식은 사용자 정의 조건부 서식으로, 사용자가 원하는 서식을 직접 설정할 수 있습니다. 예를 들어, "특정한 문자열이 포함된 셀만 강조하기", "특정한 값을 벗어난 셀만 강조하기" 등 다양한 조건을 설정하여 셀의 서식을 변경할 수 있습니다. 사용자 정의 조건부 서식을 설정하기 위해서는 "새 규칙"을 선택하고 "수식을 사용하여 서식 지정" 옵션을 선택합니다. 그리고 나서 원하는 조건식을 입력하고 서식을 지정하면 됩니다. 사용자 정의 조건부 서식은 자유도가 높아 다양한 방식으로 활용할 수 있습니다.

 

3. 조건부 서식 사용 방법

조건부 서식 예시 데이터 사진

조건부 서식을 사용하는 방법은 간단합니다. 예시로 제품명과 판매 수량이 있는 데이터에 판매 수량이 30 이상인 셀에 색상을 입히는 조건부 서식을 적용시켜보겠습니다.

 

 

• 조건부 서식을 적용할 셀 선택 후 원하는 조건부 서식 선택하기

셀 선택 후 조건부 서식 지정 사진

• 서식 규칙 만들기

 

조건부 서식 규칙 설정 사진

서식 설정 사진

 

조건부 서식을 적용하면 아래 사진과 같이 판매 수량 30 이상인 셀은 색상이 지정된 서식을 가지게 됩니다.

조건부 서식 완료 사진

4. 주의사항

 

조건부 서식을 사용할 때 주의해야 할 점은 다음과 같습니다.

• 조건부 서식을 적용한 셀에 수식을 입력하면 조건부 서식이 적용되지 않을 수 있습니다. 따라서, 수식을 입력하기 전에 조건부 서식을 먼저 적용해야 합니다.
• 조건부 서식을 적용할 때 범위를 지정할 때 주의해야 합니다. 범위를 잘못 지정하면 원하는 결과를 얻을 수 없을 뿐만 아니라, 프로그램이 느려질 수도 있습니다. 따라서, 조건부 서식을 적용하기 전에 범위를 정확히 지정해야 합니다.
• 조건부 서식을 적용하면 셀에 이미 적용되어 있는 서식이 모두 사라집니다. 따라서, 조건부 서식을 적용하기 전에 셀에 적용되어 있는 서식을 미리 저장해 둬야 합니다.
• 조건부 서식을 적용할 때 적절한 색상과 기호를 선택해야 합니다. 색상과 기호가 너무 많거나 불필요한 경우, 오히려 데이터를 해석하기 어렵게 만들 수 있습니다. 따라서, 조건부 서식을 적용할 때는 적절한 색상과 기호를 선택해야 합니다.